Privatlivspolitik

for Chosen Nyborg Taekwondo klub

12/06/2018
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Chosen Nyborg Taekwondo klub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger: Kontaktperson: Formand Jesper Nielsen Adresse: Tronne Allé 98, 5800 Nyborg CVR: 30629760 Telefonnr.: +4524686692 Mail: Nyborgtkd@outlook.com Website: nyborgtaekwondo.dk Behandling af personoplysninger Vi behandler følgende personoplysninger:
  1. Medlemsoplysninger:
  2. Almindelige personoplysninger:
    1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, Licensnummer, bæltegrad.
  • Oplysninger om ledere og trænere:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, Licensnummer, bæltegrad.
    • Vi indhenter børneattester på samtlige trænere og ledere.
    • Er børneattesten ikke ren, kan pågældende træner/leder ikke fortsat være medlem af Chosen Nyborg Taekwondo klub.
Her indsamler vi oplysninger fra Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifte.
  • Børneattester indhenter vi ved politiet.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Administration af din relation til os
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke
Formålene:
  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  2. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  3. Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  4. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  5. Behandling efter lovkrav
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF og DTaF i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Samtykke Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. Videregivelse af dine personoplysninger I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger Medlemmer: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske hensyn, såsom evt. genindmeldning, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Dine rettigheder Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Revidering af privatlivspolitikken Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.